DEOScan

Prestaciones destacadas

1. – Incluye un módulo de administración en el que se fijan todos los parámetros del trabajo que se va a realizar tales como la calidad de la imagen, el formato de los ficheros, los metadatos e índices requeridos, las características de los campos de grabación, el uso de OCR, la incorporación de firma electrónica en el escaneo, el esquema de color, el uso de filtros de mejora de la imagen, los controles de calidad y seguridad, la prioridad de los documentos en la cola del proceso, el nivel de protección LOPD aplicable, etc. Ningún operador de producción puede modificar estos parámetros, por lo que se garantiza que el servicio prestado por Multitec se ajusta escrupulosamente a lo acordado con el cliente en cuanto a características y calidades.
2. – Confidencialidad y seguridad de la información: DEOScan permite disgregar la información de los documentos escaneados en pequeños recortes de imagen. Esta información desestructurada ya puede enviarse electrónicamente para su grabación en un centro de captura de datos remoto manteniendo en todo momento la confidencialidad de la información. Estos recortes de imagen no llegan a almacenarse en ningún dispositivo y son automáticamente eliminados tras el proceso.
3. – Escalabilidad: El software está diseñado para grandes proyectos de digitalización pero es posible su uso en proyectos de menor escala. La posibilidad de deslocalizar algunas fases del proceso nos permite asumir con mayor comodidad posibles picos de producción al poder derivar la captura de datos a operadores ubicados en cualquier área geográfica.
4. – Flexibilidad: Deoscan permite la incorporación de nuevos tipos documentales en el flujo de trabajo de manera sencilla, pudiendo ofrecer una respuesta rápida a nuevos requisitos del cliente. De igual manera está diseñado para adaptar los parámetros de digitalización a modificaciones legales o cambios en el entorno.
5. – Independencia frente a terceros: Nuestro sistema de entrega al cliente de los datos e imágenes generados garantiza la disponibilidad de los mismos en caso de que su empresa desee migrar a un nuevo gestor documental, cambie el sistema operativo o actualice los equipos informáticos de su entorno. La información del cliente no dependerá de los intereses de terceros.
6. – DEOSCan permite la incorporación al flujo de trabajo de documentos generados electrónicamente como correos electrónicos, PDFs, documentos de texto, hojas de cálculo, etc.
7. – DEOScan permite el reconocimiento de código de barras y caracteres mediante OCR/OMR. También posibilita la grabación manual de datos desde papel o desde la imagen previamente escaneada.
8. – Existe la posibilidad de generar automáticamente varias copias de una misma imagen en distintos formatos, en función del uso deseado (TIFF, PDF-A, JPEG, DejaVU,…).
9. – El programa incorpora un sistema de seguimiento de incidencias detectadas en cualquier fase de la digitalización, permitiendo su inmediata identificación y resolución por parte de un supervisor cualificado. El cliente puede tener acceso a estos registros de incidencias y valorar la resolución dada a las mismas por el personal de Multitec.
10. – DEOScan guarda registros (logs) de toda la actividad desarrollada por cada operador que interviene en las tareas de digitalización.
11. – Trazabilidad de documentos: DEOScan sigue un sistema de trabajo basado en lotes documentales, lo que permite la total trazabilidad de cada papel a lo largo del proceso de digitalización. Nuestro sistema de trazabilidad no se detiene al acabar el servicio de Multitec, sino que llega a indicar la posición exacta dentro de la caja de archivo en la que el cliente encontrará el documento original en papel, o bien se hará notar la circunstancia de que el documento se eliminó tras su digitalización.