Nuestra empresa parte siempre de un estudio de los archivos físicos mediante una auditoría que nos permite dibujar un mapa para la implantación de un sistema de gestión electrónica, con los diferentes tipos de documentos existes y su relación

Mediante el ESTUDIO FUNCIONAL analizamos los flujos, métodos y procesos de vida de los documentos, permitiendo analizar y describir las funciones principales e identificar los puntos críticos que debe resolver un sistema de gestión electrónica de documentos eficaz.

• Estudio y organización de archivos físicos
• Espurgo, clasificación y codificación de documentos.

Mediante el ANÁLISIS DOCUMENTAL, identificamos los documentos operacionales, los de uso inmediato, los corrientes y los principales tipos de documentos de uso diferido.
Nuestra auditoria permite, con datos cuantificados en tiempos de búsqueda, superficie ocupada, etc. , medir el retorno de la inversión en relación con nuestra propuesta.

Para analizar las necesidades específicas en cuanto a las acciones y necesidades de los usuarios, Multitec utiliza la siguiente METODOLOGÍA :

• EL RECONOCIMIENTO del tipo y volumen de documentos, soporte de procedencia y duración
• LA ORGANIZACIÓN mediante la identificación informática y lazos lógicos entre los documentos
• EL ALMACENAMIENTO: Medios, ubicaciones, métodos y volúmenes
• EL ACCESO mediante un método de búsqueda, definición de usuarios y tipos de consulta
• La identificación de los destinatarios y métodos de difusión para la COMUNICACIÓN.