Servicios
MULTITEC ha desarrollado sus propios sistemas de Videograbación
y de O.C.R. para la introducción de datos y claves de indexación.
Nuestros servicios están orientados a implementar soluciones
que mejoren los procesos administrativos en las Administraciones Públicas
y empresas privadas.
- Históricos. Este servicio
le permite preservar la integridad de Bibliotecas y Archivos Históricos,
al convertir los libros, periódicos y documentos históricos
(pergaminos, etc.) en imágenes digitales. Utilizamos scanners
especiales y personal cualificado en su manipulación que evita
el maltrato y excesiva manipulación de su información.
- Planos: Digitalización de planos profesionales en cualquier formato
y los agrupamos en expedientes completos para su presentación
a clientes y/o archivado.
- Digitalizamos cualquier formato y material (piel de vaca, pergamino, etc).
VENTAJAS:
- Ahorro de personal.
- Ahorro de hardware para el cliente.
- Seguridad en la indexación.
El servicio de captura masiva de
datos mediante la grabación manual o reconocimiento automático
de información contenida en encuestas, informes, evaluaciones,
solicitudes, cuestionarios, facturas, formularios, exámenes o
cualquier formato en papel que contenga campos, para después
exportarlos directamente hacia distintas herramientas de bases de datos
y/o otras aplicaciones informáticas. Multitec forma a personal
altamente especializado para mantener un alto nivel de calidad en el
servicio.
VENTAJAS:
- Indexación y captura fiable de datos
- Calidad de las imágenes.
- Integración en cualquier Gestor Electrónico Documental.
- Control de acceso a los usuarios.
Multitec es consciente de que cada
empresa tiene necesidades documentales diferentes. Nuestra empresa mediante
un estudio permonizado realiza:
- Gestión administrativa. Tenemos las herramientas necesarias
para que pueda gestionar la documentación de su compañía
en un entorno Intranet o Extranet. Creamos soluciones alineadas a los
procesos y flujos de trabajo propios de cada uno de nuestros clientes.
- Flujos de trabajo. La incorporación de documentos en el sistema,
así como la publicación, revisión y aprobación
se realizará según los roles y perfiles de usuarios de
la compañía siguiendo además el work-flow definido
por el cliente.
- Sistemas automatizados de indexación: Scaneo, grabación,
verificación e integración.
- Adaptación al Sistema de Calidad y Protección de Datos.
Según sea el estándar de gestión de calidad de
la compañía, creamos una solución para que siga
con las especificaciones de la norma y los procesos definidos. De esta
forma se implantarán las funcionalidades necesarios para realizar
una gestión de copias y versiones de los documentos adecuada
a la norma y a la operativa real de trabajo.
Digitalización masiva de
documentos:
Este servicio convierte archivos físicos y archivos electrónicas
en ficheros disponibles para consultar desde gestores documentales.
Digitalización de documentos aplicando OCR:
Con este servicio ofrecemos la conversión de sus documentos
impresos en imágenes electrónicas con texto editable.
De esta forma, podrá realizar búsquedas por cualquier
palabra contenida en el documento, a pesar de ser imagen.
Multitec no sólo integra soluciones completas para el tratamiento
de ficheros sino que posibilita mediante la formación de los
responsables, la continuidad del proceso dentro de la empresa de manera
que no se pierda la eficacia.
Mediante la custodia de documentos conseguimos la liberación
de espacio físico y reducción de costes, optimizando
la gestión de los archivos mediante acceso remoto o traslado
de expedientes, garantizando un tiempo de respuesta para la consulta
y actualización. Mediante el acceso controlado aseguramos su
confidencialidad y la alta exigencia en la calidad del servicio nos
permite ofrecerle las condiciones más adecuadas para la conservación
y custodia de sus archivos.
Para la custodia y almacenamiento de archivos, realizamos primeramente
un diagnóstico inicial de sus necesidades con el objetivo de
que sus archivos queden categorizados y ordenados para su custodia,
posteriormente realizamos la transferencia de la documentación
a nuestros contenedores y el transporte en condiciones de plena seguridad
y según las normativas vigentes. Finalmente documentamos fielmente
las entradas y salidas en una base de datos para que nuestros clientes
tengan un control permanente y detallado de sus archivos.
El edificio está dotado de medidas de seguridad permanentes,
tanto activas como pasivas, en control de accesos y prevención
de incendios, con condiciones adecuadas de temperatura y humedad para
aquellos archivos que requieran tratamientos singulares y dotada de
medios tecnológicos para gestionar adecuadamente los archivos
en custodia.
