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Destrucción de documentos: Cómo, cuándo y por qué
1. LA IMPORTANCIA DE LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
La destrucción de documentos físicos consiste en eliminar de forma permanente una serie de archivos con información confidencial plasmada en papel con el objetivo final de evitar su recuperación. Normalmente esta documentación incluye identificaciones personales y empresariales, datos bancarios, direcciones e, incluso, información confidencial que, en manos equivocadas, puede generar verdaderos problemas como la suplantación de identidad.
Pero no solo solo a partir de estos datos se pueden cometer fraudes de identidad. En 2003, en un hospital de Sevilla, fueron encontrados más de 150 ficheros en un contenedor cercano al centro acompañados de historiales médicos, datos personales, direcciones, teléfonos, nombres y enfermedades de pacientes al alcance de cualquiera. Pocos años después, en Madrid, un viandante localizó 700 folios repletos de datos confidenciales. En ellas, los datos médicos y personales de unas 300 personas, la mayor parte de ellos recogidos entre los años 1998 y 2000 de un hospital cercano.
Aunque pueda parecer un hecho aislado lo cierto es que son muchas las noticias en estos últimos años que denuncian las negligencias de múltiples empresas por no cumplir la ley de protección de datos (LOPD) y no deshacerse de documentación confidencial de forma correcta. Lo preocupante no solo es que tus datos pueden estar al alcance de cualquiera, sino que el Reglamento General de Protección de Datos desde este mismo año sanciona de forma económica a todas las empresas que no cumplan con la LOPD con cantidades millonarias.
Por esta razón, en el momento en que nos interese desechar cualquier tipo de archivo o documento que contenga datos de carácter personal debemos preguntarnos cómo hacerlo y ponernos en manos de profesionales. Además, siempre hay que tener en cuenta que no basta con el eliminar el documento original, sino que habrá que eliminar todas las copias que se hayan realizado para evitar así la recuperación de la información.
2. ¿CÓMO DESTRUIR DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL?
La destrucción segura de archivos y documentos se realizará por medios que garanticen la imposibilidad de reconstrucción de éstos y la confidencialidad de la información durante el proceso de eliminación. Para ello, es imprescindible tomar una serie de medidas de seguridad y evitar el acceso, la destrucción o modificación de documentación a personas no autorizadas. De esta manera no ponemos en peligro la integridad de los documentos.
Lo más cómodo y recomendable para destruir papel con información confidencial es contactar empresas de destrucción de papel o expertos en destrucción de documentos. Todas ellas deben cumplir con la UNE-EN 15713:2010 donde se especifica el correcto cumplimiento de la normativa legal y los requisitos para garantizar las buenas prácticas en materia de destrucción de material confidencial.
Los pasos por seguir para destrucción de documentos son sencillos; una vez solicitado el servicio a la empresa correspondiente, ella misma se encarga de analizar toda la documentación para elaborar el plan de eliminación (mecanismos, procesos, plazos, presupuesto, seguridad, etc.) Una vez pactado se recogen los documentos de las inmediaciones del cliente para trasladarlas a las de la entidad destructora bajo unas estrictas medidas de seguridad y custodia. Una vez allí, y dentro de los plazos establecidos, se procede con la destrucción de archivos teniendo en cuenta diferentes criterios:
● Tipo de documento o archivo (general, de carácter confidencial, secreto, etc.)
● Nivel de destrucción de documentos: tamaño de las partículas en las que se convertirá el documento.
Las minuciosas medidas de seguridad deben cumplirse a rajatabla para conservar en todo momento la privacidad de los documentos a destruir. Cada empresa cuenta con diferentes procesos, pero lo más habitual es seguir con los siguientes pasos:
● Llegada del material a las instalaciones de la empresa destructora de papel bajo fuertes medidas de seguridad y custodia.
● Se elabora un listado con todas y cada una de las personas que han tenido acceso al documento antes, durante y después de su eliminación.
● Registro de todos los movimientos, así como, el lugar, fecha y hora exacta en la que se ha destruido.
● Dejar constancia del tipo de destrucción que se ha llevado a cabo y el proceso a seguir.
● En ocasiones, en función de las preferencias del cliente, se realizan copias digitales de los documentos para preservarlos bajo medidas de seguridad.
Destruir documentos debe formar parte de la rutina habitual de cualquier persona o entidad, sobre todo, para todas esas empresas que manejan grandes volúmenes de información y datos al día. Pero hay que tener presente que no está permitida la destrucción de cierta información hasta llegado un plazo determinado, por esta razón, conviene elaborar un planning mensual para evitar la acumulación innecesaria de documentación y eliminarla a tiempo.
3. NIVELES DE SEGURIDAD EN LAS TRITURADORAS DE PAPEL
La destructora de papel es el método principal a la hora de deshacerse de la información en formato físico que ya no necesitamos. Pero, es imprescindible saber que existen diferentes trituradoras de papel que se ajustan a las características y particularidades de cada documento regulando el nivel de seguridad que precisan cada uno de ellos. El nivel de seguridad en la destrucción de un documento consiste en variar el tamaño de las partículas del papel una vez triturado, es decir, a mayor confidencialidad más pequeñas serán las partículas y más complicada será su reconstrucción.
El sistema de destrucción de documentos empleado por Multitec S.A. atienda como mínimo a las especificaciones de nivel 3 (documentos con información confidencial) DIN 32757 (norma europea) según la siguiente clasificación:
● Nivel 1: Destrucción para documentos con datos generales, como, por ejemplo, catálogos, publicidad, formularios, trípticos, prospectos, etc. Las tiras cuentan con una anchura de ≤ 12.0 mm.
● Nivel 2: Eliminación de documentos internos que deben ser ilegibles como los pedidos, facturas, copias erróneas, listas de datos, etc. Las tiras obtenidas tienen una anchura de ≤0.8 mm y, en el caso de las partículas un tamaño ≤ de 800mm2.
● Nivel 3: Para deshacernos de documentos con información confidencial y con datos sensibles como los datos financieros, ofertas de clientes, nominas, datos médicos, etc. Las tiras una vez destruidas tendrán una anchura de ≤ 4.0 mm y partículas de ≤ 320mm2.
● Nivel 4: Destrucción de documentos secretos especialmente sensibles con un tamaño de las tiras de 2.0 de ancho y partículas de ≤ 30 mm2
● Nivel 5: Seguridad extremadamente alta con anchura de las tiras de ≤ 0.8 mm y partículas de ≤ 10 mm2. Un ejemplo serían los documentos de vital importancia para la empresa.
● Nivel 6: Este nivel no pertenece a la norma DNI 32757, pero está pensado para la destrucción de documentos de máxima seguridad (máximos requerimientos). Por ejemplo, papeleo generado en organizaciones secretas, el gobierno, etc.
La finalidad los documentos en una empresa es única y, por supuesto, cada uno de ellos cuenta con fechas de expiración diferentes, de hecho, algunos de estos plazos de conservación vienen marcados por ley. ¿De qué clase de documentos estamos hablando? Los particulares deben prestar atención a los DNI o pasaportes caducados, los recibos de los bancos, facturas, nóminas y todo tipo de correo postal donde aparecen datos personales, direcciones, nombres, teléfono, etc. Su destrucción se aconseja una vez han caducado o pasado el plazo de garantía (en el caso de las facturas). Su eliminación debe ser cautelosa para evitar que cualquier persona pueda abrir, por ejemplo, una cuenta bancaria a nuestro nombre o, en los casos más extremos, realizar una suplantación de identidad.
El caso de las empresas es más específico porque la gran mayoría de ellas cuentan con grandes volúmenes de documentos y cada uno de ellos, como decíamos, cuenta con un plazo diferente de conservación y destrucción. Hablamos, por ejemplo, de cuentas anuales, balances, libros de contabilidad, facturas, pedidos a clientes, expedientes de personal, planes de negocio, pacientes, datos sanitarios, pedidos a proveedores, informes, nominas que, en manos equivocadas, podrían realizar grandes estragos. Toda esta información no puede tirarse al contenedor sin más, antes hay que destruirla bajo unas medidas estrictas de seguridad y bajo la supervisión de expertos garantizando las buenas prácticas. Además, para asegurar el correcto cumplimiento de la ISO27001 de Seguridad de la información deben quedar registradas las destrucciones de los materiales y documentaciones. La destrucción de documentos confidenciales para una empresa permite asegurar en todo momento la integridad de su información garantizando su reputación con un ahorro de tiempo y costes.
4. LAS DESTRUCTORAS DE PAPEL Y MEDIO AMBIENTE
Si te decantas por la compra de una trituradora de papel para uso personal en el hogar debes tener en cuenta una serie de criterios. El primero y más importante, es el nivel de seguridad de la trituradora atendiendo a la clasificación anteriormente descrita. Si el uso es personal necesitarás un nivel moderado de seguridad con partículas de papel de tamaño medio para garantizar la ilegibilidad y evitar la reconstrucción. El segundo requisito para tener en cuenta en una trituradora de papel es su consumo. En general, el gasto de energía juega un papel fundamental en la toma de decisiones por 3 razones:
– Ahorro económico en la factura de la luz.
– Conciencia para contribuir en el cuidado del con el medio ambiente.
Todas las maquinas destructoras de documentos consumen energía, pero existen modelos y fabricantes que se preocupan por optimizar los niveles de consumo e incluso se comienzan a utilizar materiales ecológicos en su desarrollo. Más del 80% de gasto en energía se consume cuando la máquina está en funcionamiento. ¿Qué sucede con el 20% de gasto restante? La mayor parte de trituradoras de papel también consumen en standby. Por tanto, para decantarse entre un tipo de máquina u otra atenderemos no solo al diseño y expectativas de seguridad sino, también, al nivel de consumo de energía que genera cuando el aparato está apagado. Hoy en día ya existen trituradoras de papel 100% ecológicas y con energía renovable. Tener una destructora de papel que haga un consumo más eficiente de la electricidad te ayudará a pagar menos tarifa de luz. Un consejo: ¡Desconecta la maquina cada vez que no la uses!
Este método no es el único para contribuir al cuidado del medio ambiente, ya que, la destrucción de documentos genera (sobre todo en empresas) un gran volumen de partículas de papel. Muchas de ellas cumplen a la perfección con el RGPD para destruir de forma segura sus documentos, pero, en este punto, se presentan dudas. ¿Qué hacemos con los restos? No vale con tirar el papel triturado a contendores, debemos reciclarlo. Es primordial que, sobre todo, las grandes entidades y organizaciones con gran volumen de papeleo, se conciencien de la necesidad de reutilizar todo el papeleo que consumen a diario, de esta forma, contribuir al cuidado del medio ambiente.
Las entidades expertas en eliminación de documentos en papel suelen llegar a acuerdos con otras organizaciones que se encargan de gestionar los restos de la manera más eficiente, no obstante, siempre hay que prestar atención al reaprovechamiento de los deshechos, en la medida de los posible, y el vertido de papel a los contenedores de reciclaje correspondiente. Pero ¡cuidado con el tipo de material que estamos destruyendo! En este articulo nos hemos centrado en la destrucción de papel, pero existen otros archivos y elementos que deben ser destruidos como CDs, carnés, plásticos, etc. Cada uno de ellos debe eliminarse de una forma específica atendiendo a un sistema de reciclaje determinado.
“Desde Multitec S.A. animamos a que, seas empresa o particular, destruyas el papel de una forma sostenible. Sobre todo, no olvides reciclar y verter los restos al contenedor de reciclaje”
5. ¿SOLUCIÓN A LA ACUMULACIÓN DE DOCUMENTOS?
La clave del éxito para dejar de manejar tanta información y saber gestionarla de forma eficaz es la llamada digitalización de documentos. De esta forma la documentación se almacenará en un lugar más seguro que en una estantería o carpeta y su eliminación será automática y sencilla sin riesgos. Digitalizar documentos nos facilitará el ahorro de espacio y, sobre todo, nos ayudará a manejar la información de una manera más productiva.
Digitalizar documentos es una tarea que puede resultar costosa a no ser que la pongamos en manos de profesionales. No obstante, para casos particulares no es necesario recurrir a ningún experto. Sin embargo, en PYMES o grandes empresas con gran volumen de información y papeleo siempre se recomienda que una empresa especializada lleve a cabo el proceso de digitalización.
Marta Sanmartín Mancho
© Multitec S.A., 2019