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Digitalización en España
La empresa española Mutua MAZ acaba de iniciar un ambicioso proyecto de digitalización documental que se extenderá varios años. De hecho, se ha programado el escaneo del 70 % de su fondo documental. Resulta evidente que MAZ ha identificado la necesidad de disponer de procesos de digitalización de documentos que les permitiesen acceder a toda su información de forma instantánea y ha decidido recurrir a Multitec como empresa especializada. ¿Pero este caso es representativo de la situación actual de la digitalización de documentos en España?
Un estudio realizado por la Asociación Española de Documentación Digital (AedocDigital), cifra en un 70 % el porcentaje de empresas e instituciones que están afrontando la digitalización de sus documentos. En la mayoría de los casos, lo están realizado con sus propios medios, si bien un creciente 28 % se ha decantado por la externalización de este servicio en expertos como Multitec.
Entre las ventajas que las compañías han descubierto gracias al desarrollo de proyectos de gestión de contenidos y documentos digitales, cabe citar especialmente el ahorro de costes relativos a tiempos de búsqueda, localización y archivo de documentos que se estima en torno al 15 %, si bien como concretó María del Valle, directora del Observatorio de Documentación Digital de AedocDigital, “en trabajadores del conocimiento la mejora alcanza el 50 %”. Pero también son evidentes los ahorros en costes de espacios de almacenamiento, costes en la difusión y distribución (fotocopias y distribución) que garantizan un rápido retorno de la inversión. Además, la posibilidad de recreación de nuevos documentos es un factor de mejora.
A la hora de elegir una tecnología para llevar a cabo la gestión de contenidos y documentos, el estudio llevado a cabo mediante encuestas entre grandes empresas y Administración Pública pone de relieve una amplia variedad si bien, paradójicamente, buena parte de ellas reconoce no disponer de un sistema específico.
Sólo hay cuatro tecnologías cuya aceptación se sitúa por encima del 30 %: gestión electrónica de documentos (40 %), gestión de contenidos web (WCM) (38 %), gestión de creación documental (35 %) y gestión de captura documental (31 %).
Las empresas también han asumido la relación existente entre una adecuada política de digitalización con el almacenamiento electrónico. Un 52 % de estas cuenta ya con sistemas de almacenamiento electrónico y sistemas de control de acceso, mientras que el 43 % recurre a sistemas de clasificación corporativos. Las soluciones de metadatos y los sistemas de preservación de los documentos digitales gozan ya de una fuerte implantación.
La Asociación Española de Documentación digital (aedocdigital) está organizando las jornadas dedicadas a la creación y gestión de documentos digitales e-factura. La celebración de este evento se realizará en la feria SIMO en un espacio de más de mil metros cuadrados, los días comprendidos del 6 al 11 de noviembre, con la denominación de DOCU SIMO 2007.