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Digitalizar facturas : Extracción de datos y reconocimiento OCR
La introducción manual de datos representa una fuente inevitable de errores al teclear los datos o al leer el documento original y este fallo podría pasar desapercibido hasta que su repercusión en un proceso posterior lo sacase a la luz.
Una constante del mundo empresarial es la relevancia de la que gozan los departamentos financieros en los organigramas y mapas de procesos de cualquier negocio. Sus responsables disponen de capacidad decisoria incluso sobre la actividad nuclear de la compañía y el personal que adscribe a esta área debe superar rigurosos filtros y asumir una gran responsabilidad. Por ello, resulta paradójico que los trabajadores más valiosos de una organización deban dedicar tiempo regularmente a tareas mecánicas y serviles como copiar datos desde diversos documentos a los programas de gestión que les asistirán en la toma de decisiones.
En el peor de los casos, estas funciones se delegan en personal administrativo o de nueva incorporación y solo los más eficientes deciden adoptar soluciones de digitalización que les permita ahorrar costes y dedicarse a lo verdaderamente trascendente: la planificación y gestión financiera. Aunque cabe poco margen de disensión con lo planteado hasta este punto, en la práctica, tan solo las grandes compañías y unas pocas pymes han pasado a la acción.
¿POR QUÉ DIGITALIZAR FACTURAS RECIBIDAS?
La digitalización de facturas ofrece un ROI (Retorno de la inversión) muy elevado. Al ser uno de los tipos de documentos empresariales más importantes de la empresa, su gestión deberá ser minuciosa para no cometer errores.
Los datos de las facturas recibidas, por obligación, deben introducirse en las aplicaciones informáticas de contabilidad, por ello, su introducción manual no es la opción más beneficiosa debido al gran margen de error. El servicio de extracción de datos y digitalización de facturas mediante el reconocimiento automático evitará este tipo de situaciones.
Si trabajamos con un número acotado de proveedores, la heterogeneidad de diseños y formatos documentales se reduce de forma significativa lo que allana el camino a la aplicación exitosa de tecnologías de reconocimiento OCR (reconocimiento automático de texto en documentos). Por tanto, si el diseño y estructura se repite constantemente la tarea de digitalizar facturas será especialmente útil y beneficiosa.
La extracción de datos de facturas supondrá un paso más hacía la digitalización del proceso de facturación ofreciendo una imagen más innovadora. Además, aumentará productividad de los trabajadores: Digitalizar facturas mediante el reconocimiento automático de texto permite que cada trabajador se centre en lo que realmente es importante para la organización. Eliminar el proceso manual de introducción de datos por el personal cualificado de la plantilla permitirá mejorar la productividad global.
Estas soluciones de digitalización de facturas recibidas cobran todavía más sentido cuando las empresas ya han adoptado algún sistema de facturación electrónica digital que evita la generación de papel. Con la digitalización, todos los datos contables conviven en el entorno digital y no se fragmentan entre diversos soportes, formatos y plataformas.
BARRERAS A LA DIGITALIZACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA
Casi duele observar cómo en un mismo presente de coches autónomos, robots con inteligencia artificial y ordenadores cuánticos convive la introducción manual de datos desde papel y ficheros pdf. ¿Por qué nos cuesta avanzar hacia la automatización de procesos en los departamentos financieros y administración? Existen varias barreras que pueden explicar esta llamativa situación:
- PRECIO: las tecnologías capaces de obtener tasas de éxito notables en el reconocimiento automático de documentos son más bien caras. No obstante, digitalizar facturas es una inversión que a la larga será rentable.
- INTEGRACIÓN: lo más común es que los datos reconocidos por el OCR no se puedan importar directamente a las aplicaciones informáticas preexistentes en la empresa y serán necesarios varios procesos intermedios que, aunque no tienen por qué ser complejos, imponen cierta dependencia del personal técnico.
- PUESTA EN MARCHA cuando adquirimos una solución de OCR «inteligente», su capacidad de identificar con éxito los datos interpretados es bastante limitada. Es necesario entrenar al motor de inteligencia indicándole de forma manual cómo debe interpretar cada dato con un gran volumen de documentos homogéneos (cuanto más volumen, mejor). ¿Vale la pena el esfuerzo de entrenar al motor de inteligencia artificial para que identifique modelos de documentos que no son muy frecuentes o cuyo diseño puede cambiar en cualquier momento? Posiblemente, acabaremos antes introduciendo la información de manera manual. Las soluciones cloud y el big data podrían aportar mucho en este sentido en un futuro inmediato pero, de momento, no se han generalizado.
- EFICACIA: si bien es cierto que el OCR reconocerá satisfactoriamente todos los caracteres de un fichero pdf nativo (generado en un entorno digital), no sucederá lo mismo con los documentos que han sido escaneados. La tipografía, las líneas del formato, el diseño del documento y la calidad de la impresión son factores que determinarán la calidad de los datos extraídos: todos hemos trasteado con algún OCR que tenía la manía de confundir el “0” por una “O” o la “l” por “1” y, en una contabilidad, un 0 o un 1 pueden suponer una diferencia importante.
- CURVA DE APRENDIZAJE: toda introducción de una nueva tecnología implica un proceso de adaptación y actualización del personal usuario que, por lo general, es reticente a interrumpir su actividad diaria ordenada para pelearse con un software nuevo al que se aproximan con cierta displicencia.
ESTRATEGIA DE DIGITALIZACIÓN CONTABLE PARA PYMES Y STARTUPS
Estas herramientas de software tan prometedoras encajan bien en grandes empresas donde, por tamaño, hasta el documento más infrecuente, aparecerá repetido decenas de ocasiones a lo largo del año y donde ya se dispone en plantilla del personal TIC capacitado para efectuar las adaptaciones requeridas. Entonces, cabe preguntarse ¿es posible superar esta situación? ¿Tiene sentido la digitalización de una pyme? Basta con cambiar ligeramente el enfoque.
Las empresas de menor tamaño y, en particular, startups y pymes pueden digitalizar facturas y procesos financieros a través de la externalización del servicio en un socio tecnológico especializado. Será este proveedor quien asuma las labores más ineficaces: entrenar el OCR, asegurar la calidad de los datos reconocidos, introducir manualmente los datos que el OCR no ha sido capaz de interpretar, desarrollar conectores con las aplicaciones contables preexistentes en el entorno del cliente, clasificar y archivar digitalmente la documentación original.
La digitalización de facturas y fondos empresariales es una tarea que puede realizar todo el mundo, no obstante, hay que tener en cuenta que el escaneo de facturas realizadas por un usuario mediante un escáner estándar no contará con la misma validez que la que ha sido digitalizada por una empresa especializada. Lo realmente útil es digitalizar facturas mediante el reconocimiento automático de datos (reconocimiento OCR) y esto solo se podrá conseguir con empresa profesionales especialmente enfocadas a esta tarea.
EL SERVICIO DIGITALIZAR FACTURAS MULTITEC S.A.
Multitec ofrece un servicio de extracción de datos de facturas recibidas en papel o en formato digital orientado a la comodidad del cliente: habilitamos un recurso digital compartido donde puede depositar las facturas en formato digital para su procesamiento y también un apartado de correos donde sus proveedores pueden enviar directamente las facturas en papel, de manera que su empresa solo trabaje con información digital.
Nuestro servicio de escáner de facturas se basa en tecnología propia exclusiva y se refuerza con un equipo de grabadores de datos profesionales que garantizan la calidad de los datos allí donde falla el OCR.
- CONTROLES DE CALIDAD: nuestro sistema incorpora controles automáticos de calidad como cuadres de importes (netos, IVA y totales), validaciones de datos (p. ej. cálculo del IBAN, validación de CIF), documentos duplicados, coherencia de las fechas, importe cobrado a partir de precio unitario y unidades consumidas, etc.
- INFORMES: a partir de los datos extraídos de las facturas, elaboramos informes y gráficos a medida para cada cliente (por proveedor, por importes, por periodos de facturación, por forma de pago, por descuentos, etc.).
- NIVELES DE SERVICIO: nuestro servicio de adapta en función del grado de detalle que se desea extraer de cada factura, el volumen estimado de facturas para procesar y los plazos de entrega acordados.
- CONECTIVIDAD: los datos reconocidos en las facturas pueden facilitarse en un formato que permita la importación directa a la aplicación contable de elección del cliente.
- AUTENTICIDAD: nuestro software exclusivo DEOScan Aletheia está homologado por la Agencia Tributaria como herramienta informática para generar copias digitales auténticas de facturas en papel (según establece la EHA 962/2007 de 10 de abril). Este programa fue certificado por el Ministerio de Hacienda bajo la referencia F9653AB1237D091A.
Todo lo nombrado hasta ahora bastaría para comprender que el servicio de escaneo automático de facturas mediante reconocimiento OCR es la solución perfecta tanto para pymes como para grandes organizaciones. La velocidad, eficacia, ahorro y garantía serán solo algunos de los beneficios que obtendrán externalizando el servicio de digitalizar facturas.
Desde Multitec, podemos ayudarte a dar el paso para digitalizar tu gestoría o departamento financiero con soluciones asequibles y personalizables.
Marta Sanmartín Mancho
© Multitec S.A., 2019