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“Representamos una solución eficaz y asequible a problemas complejos y costosos comunes en muchas organizaciones”, Jorge Maestre, director adjunto de Multitec

Multitec es una empresa pionera en los servicios de gestión documental para empresas y organismos públicos de todos los sectores. Con innumerables casos de éxito que avalan la calidad de su propuesta. Desde su nacimiento, cuentan con numerosos casos de éxito en clientes de diversos sectores, entre los que cabe destacar: Gobierno de Aragón, Ayuntamiento de Zaragoza, Archivo Histórico Provincial de Zaragoza, Mutua de Accidentes de Zaragoza, BSH, Norconsa, Correos, EDS, General Motors, Banco Bilbao Vizcaya, Caja de Ahorros de la Inmaculada, Trox, Nurel, Escuelas Pías de Aragón… Sobre sus servicios y proyectos presentes y futuros nos habla su director adjunto, Jorge Maestre.

¿Cuáles son los servicios más destacados que ofrecen a las empresas?

Multitec se especializa en el servicio de digitalización masiva de documentos y captura de datos con un elevado grado de especialización. Alrededor de este núcleo desarrollamos aplicaciones informáticas de gestión documental personalizadas para cubrir necesidades puntuales de nuestros clientes.

¿A qué se debe el éxito y la continuidad de una empresa pionera en España en la digitalización como Multitec?

Nuestros esfuerzos siempre van encaminados a solventar los problemas y necesidades reales del cliente en materia de distribución y acceso de los documentos en su empresa a la vez que reducimos sus costes vinculados a la gestión del papel y mejoramos la seguridad de su información.

Representamos una solución eficaz y asequible a problemas complejos y costosos, comunes en muchas organizaciones. Como no vendemos equipos ni programas informáticos, los clientes nos perciben como sus aliados de confianza y no como comerciales de otras marcas con la intención de aprovechar la complejidad de la materia para generar necesidades de compra artificiales.

¿Qué principales herramientas utilizan para llevar a cabo los servicios englobados en gestión documental?

Desde 1997, Multitec mantiene un acuerdo de colaboración con el Instituto Tecnológico de Aragón (ITA Innova) para el desarrollo de proyectos de I+D+i. Fruto de este esfuerzo conjunto son los siguientes programas informáticos que suponen auténticos elementos diferenciadores de Multitec en el mercado:

• DEOScan: plataforma para la ejecución del servicio de digitalización que nos permite la independencia de terceros. El programa aborda todo el proceso de producción: creación de lotes, escaneo, grabación y verificación de datos, manipulación final del papel. Los controles internos y funciones exclusivas garantizan los niveles de calidad y ausencia de errores que caracterizan a Multitec.

• VisualTec: Sistema de búsqueda y visualización de imágenes y datos para aquellos clientes que no disponen de un sistema avanzado de gestión documental electrónica y cuyas necesidades consistan en la localización y consulta ágil de expedientes. Aletheia: Sistema de digitalización certificada de facturas homologado por el Ministerio de Hacienda. Nuestro sistema no pretende sustituir al contable, se trata de una herramienta ágil y fiable en sus contenidos al 100 %.

¿Qué cambios y novedades ha experimentado la empresa en este último año?

Hemos rediseñado nuestros procesos de trabajo para poder acceder a clientes con un volumen de documentos reducido (pymes e incluso autónomos), donde nuestro servicio no resultaba competitivo.

¿Qué nuevas propuestas y proyectos van a lanzar de ahora en adelante?

Seguiremos especializándonos en los servicios de digitalización de documentos y captura de datos en los que continuaremos introduciendo mejoras tecnológicas orientadas a mejorar la calidad del resultado y a reducir los costes de nuestro servicio.

¿Cómo ve la expansión de la gestión documental en nuestro país?

En primer lugar sería necesario acotar con mayor precisión el alcance del término «gestión documental» que ahora empleamos para vender desde una copiadora multifunción a una plataforma de software o a un servicio como el de Multitec. Esta circunstancia dificulta enormemente el proceso de toma de decisión de nuestros clientes que, al pedir presupuestos de gestión documental, obtienen propuestas de todos los tamaños y sabores. Su desconcierto es notable y, en ocasiones, eso conduce a compras guiadas por factores emocionales (como la sintonía con un determinado comercial o marca). Así las cosas, cabe imaginar el tipo de expansión que le espera a nuestro sector.

¿Hacia dónde cree que va este sector?

La gestión documental encaja en empresas de un tamaño mediano-grande cuya existencia en España es casi anecdótica. Por eso, en nuestro entorno más cercano hemos observado una tendencia clara hacia la internacionalización como sistema de crecimiento (o subsistencia), pero esta alternativa resulta extremadamente compleja para pymes. La situación invita a la concentración de proveedores (mediante fusiones o alianzas) como mecanismo de crecimiento que permita transformar la amenaza de la globalización en oportunidad.

¿Qué servicios demandan las empresas actualmente en procesos de digitalización?

Las necesidades no han cambiado demasiado; en esencia, continúan solicitando un acceso sencillo, ordenado y seguro a sus documentos y datos. En los últimos años se detecta un interés generalizado por la posibilidad de la digitalización certificada de documentos (más allá de las facturas) y las soluciones colaborativas en las que el personal del cliente asume determinadas fases del proceso de trabajo.

¿Cuál cree que va a ser el futuro del cloud computing en nuestro país?

Abre posibilidades muy interesantes y creo que servirá para acercar la tecnología de la gestión documental a los clientes. El auge del concepto de cloud computing está vinculado a una potente labor de márquetin y promoción por parte de las grandes empresas tecnológicas que lo mantendrán vivo hasta que lo releguen a un segundo plano en favor de otro concepto más novedoso, vendible y rentable.