Casos de éxito
Multitec digitaliza la mutua MAZ
Hace varios años que Multitec inició el proceso de digitalización de la Mutua de Accidentes de Zaragoza (MAZ) y ahora, la propia mutua relata su experiencia con nosotros en un artículo publicado en su revista Mutuamente de octubre de 2010 que reproducimos a continuación.
Los papeles en regla
La gestión de documentos de una mutua como MAZ produce cifras de vértigo. Y más si lo multiplicamos por el casi centenar de delegaciones de toda la península. El resultado es que en MAZ se gestionan una media de 600.000 documentos al año. Conviertan estos números en folios y encuentren el espacio necesario para su almacenamiento. Y ahora, intenten encontrar uno de esos documentos y enviarlo al departamento correspondiente a la mayor brevedad de tiempo.
Del papel al ratón.
La cada vez mayor falta de espacio físico pero, sobre todo, la necesidad de unificar todo el fondo documental de MAZ y hacerlo accesible rápidamente a cualquiera de sus delegaciones fueron las razones que llevaron a la mutua a iniciar su proceso de gestión electrónica documental de sus archivos en 2003. Desde entonces, y en una sola plataforma, todos los documentos de MAZ están centralizados en un único lugar y disponibles de manera inmediata y accesible desde cualquiera de las delegaciones.
Hablar de gestión documental digitalizada no sólo supone escanear los documentos. La ventaja es que podemos incluir en su digitalización una serie de parámetros y palabras clave que nos van a permitir una búsqueda rápida.
Desde la implantación de este sistema, pionero en el ámbito de la salud, se ha reducido drásticamente el tiempo de búsqueda de documentos e información, al poder realizarse a través de una sencilla consulta informática. Y, además, permite el seguimiento y la trazabilidad de los movimientos de los expedientes entre las distintas sedes de MAZ en España.
Tres operadoras de Multitec graban datos con denuedo en nuestro local,
El proyecto paso a paso
La enorme cantidad de material documental acumulado a lo largo de los años obligó a abordar este proyecto por etapas, con el fin de asegurar su viabilidad.
Antes de su puesta en marcha, Multitec, consultora con amplia experiencia en la digitalización de archivos, realizó una consultoría previa en la que seleccionaron los documentos a digitalizar y a determinar aquellos que se podían eliminar tras su digitalización. Además, se analizaron las bases de datos ya existentes en MAZ para reutilizarlas y así reducir costes.
Una vez finalizado este estudio, se recopilaron todos los documentos de todas las delegaciones de MAZ que iban a pasar por este proceso de digitalización. Este paso se realizó de manera escalonada, de forma que los usuarios tuviesen un periodo de adaptación hacia la nueva forma de consultar documentos. Además, y durante esta etapa, la documentación estaba perfectamente identificada para su inmediata localización en caso de necesidad de consulta urgente por parte de cualquiera de las delegaciones.
Para reducir los posibles errores, el personal de Multitec escaneó manualmente cada uno de los documentos, y tras su escaneo realizó una verificación de cada uno de ellos para asegurar que se correspondía con el original. Y durante todo el proyecto, se llevaron a cabo controles en integración para evitar la duplicidad de documentos y como filtro de posibles errores durante las fases previas. Paralelamente al escaneado, y en colaboración con el Departamento TIC de MAZ, se realizó la instalación del programa de software “Visualtec”, el gestor documental de Multitec y se formó al personal para su manejo en todas las delegaciones.
Datos seguros
Con la implantación de un sistema de gestión documental, se asegura la privacidad de los datos privados de los mutualistas, al cumplirse con los requisitos de la LOPD y mejorar la seguridad de la información al restringir el acceso, la modificación y la copia de los documentos.
La gestión documental conlleva una serie de beneficios en la relación de MAZ con sus mutualistas:
• Acceso más rápido a la información, al realizarse las consultas mediante una sencilla búsqueda.
• Reducción de los tiempos de búsqueda de documentos e información.
• Mejora de la seguridad de la información al poder restringir el acceso, modificación y copia de los documentos.
• Permite el seguimiento y trazabilidad de los movimientos de los expedientes en las distintas sedes de MAZ en España.
Historia clínica digital
Si hasta la fecha tan sólo se habían digitalizado expedientes administrativos, en la actualidad el servicio de Gestión Documental ha ampliado sus servicios con la digitalización de la historia clínica, que se une a la implementación de la historia electrónica, actualmente en fase de desarrollo.
Nuestro objetivo es conseguir el seguimiento clínico de nuestros pacientes desde cualquiera de nuestros centros las 24 horas. Una de nuestras metas es ser una de las entidades sanitarias pioneras en la no generación de papel, consiguiendo un ahorro considerable tanto en recursos materiales como humanos y contribuyendo a la conservación del medioambiente.
Si trabajas en el sector de la sanidad y quieres mejorar el flujo documental de tu empresa, podemos ayudarte.