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Nuestra misión es diseñar y ejecutar una solución de gestión electrónica documental adecuada a cada cliente.

La gestión electrónica documental se ha convertido en una parte importante para las empresas, ya que de ella depende en gran medida la efectividad y el ahorro de tiempo en la actividad que estas desempeñan. En esta entrevista hablamos con Luisa Marín, Directora de Multitec, una de las compañías con más trayectoria y más experiencia en este campo.

Multitec se define como empresa experta ¿Cómo ha conseguido su posicionamiento en el mercado?

Desde sus inicios, Multitec se ha regido por la calidad del servicio prestado y la atención totalmente personalizada a nuestros clientes. Estos dos pilares esenciales se refuerzan con la inversión continua en I+D+i realizada en colaboración con el Instituto Tecnológico de Aragón (ITA) desde 1996. Este mix de calidad, orientación al cliente e innovación explican nuestro posicionamiento en el mercado.

Nos consideramos expertos, ya que literalmente lo somos, al acumular más de 28 años de experiencia en nuestra actividad. La formación continua del personal y el contacto con grupos sectoriales nos ha permitido mantener siempre actualizados nuestros conocimientos tanto en aspectos técnicos como normativos.

¿En qué consisten exactamente las soluciones en gestión documental que ustedes ofrecen?

Como empresa de servicios, nuestra misión es diseñar y ejecutar una solución de gestión electrónica documental adecuada a cada cliente. No buscamos el beneficio rápido mediante la venta de hardware o software, sino la fidelización de clientes para el desarrollo de proyectos que pueden durar varios años.

¿Y cómo se diseña cada proyecto a la medida de cada cliente?

Para abordar con éxito un proyecto de este tipo es imprescindible realizar una serie de:estudios preliminares para averiguar cuestiones cómo: ¿Qué espera exactamente el cliente y cuáles son sus motivos para el cambio? ¿De qué medios tecnológicos dispone? ¿Cuál es su sistema de gestión de documentos y archivo hasta la fecha? ¿Cuál es el tamaño de su organización y cuántas personas se verán afectadas por el cambio? ¿Cómo, quién y cuándo se están generando los documentos tanto electrónicos como en papel? ¿Cuántos tipos distintos de documentos existen en la organización? ¿Qué sistema de localización y consulta desea emplear en el futuro? ¿Cuál es el estado de los documentos en papel y sus características? ¿Qué controles de seguridad se desea aplicar a la documentación tratada? ¿Qué normativa vigente puede afectar al proyecto y de qué manera? ¿Qué inversión se prevé realizar en el proyecto?, etc…

Tras ésta fase de estudio preliminar da comienzo la tarea de nuestro Departamento de Informática diseñando una colección de formatos de documentos electrónicos estandarizados para su uso en la organización del cliente y desarrollando las parametrízaciones o aplicaciones necesarias. Paralelamente, una unidad de digitalización de Multitec inicia la conversión de los documentos en papel a formato electrónico, bien desplazándose a las instalaciones del cliente o en nuestra propia sede especialmente diseñada para custodiar temporalmente la documentación a digitalizar. Esta labor de digitalización incluye las tareas de: manipulación y selección de documentos a digitalizar, escaneo, grabación y verificación de datos (manual o mediante OCR), manipulación final de documentos. El escaneo, en ausencia del resto de tareas sirve de muy poco.

Con la periodicidad marcada, Multitec hace entrega al cliente de las imágenes digitalizadas, integrándolas en los sistemas de gestión de su elección, o en caso de no disponer de ningún programa de gestión electrónica documental, podemos ofrecerle nuestra potente solución Visualtec.

Publicado en el suplemento Negocios del diario ABC en diciembre de 2010

Recorte de prensa aparecido en ABC en diciembre de 2010