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Retos de la Digitalización de Archivos Históricos
1. LOS INICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS HISTÓRICOS
La digitalización de documentos empezó a popularizarse a mediados de la década de los noventa del siglo XX en una época donde la información necesaria para el funcionamiento de las empresas solo existía en papel y los programas informáticos de gestión eran todavía muy primitivos. El sustancial ahorro en los tiempos de búsqueda y consulta de los documentos permitía rentabilizar en poco tiempo la inversión en digitalización. En este contexto, la agilidad en los plazos de entrega y la capacidad de clasificar correctamente miles de documentos a diario eran los aspectos clave de los servicios de escaneo masivo.
Pronto, los profesionales de la digitalización iniciaron la búsqueda de nuevos nichos de mercado que les permitiesen incrementar su facturación y una de las opciones más evidentes era la de archivos históricos, bibliotecas y hemerotecas que configuraban un perfil de cliente poco interesado en la rapidez y la rentabilidad inmediata de la inversión, sino que buscaba la preservación a largo plazo de los fondos que custodiaban y facilitar su divulgación entre la sociedad en general.
2. CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN
La destrucción de la biblioteca de Alejandría ocupa un lugar preeminente en la imaginación colectiva en lo que a pérdida de documentos históricos atañe, pero por desgracia, lejos de ser una excepción, los numerosos incendios, inundaciones, abandono, saqueos y robos de archivos históricos y bibliotecas están bien documentados a lo largo de la historia. Una copia digital no evita tales pérdidas, pero al menos, permite conservar una copia fidedigna del contenido de los originales. Además, la sustitución de la consulta de documentos antiguos por la de su copia digital evita el desgaste del papel a lo largo del tiempo.
La existencia de un repositorio digital permitía la consulta simultánea de una misma copia a un número indefinido de usuarios. Pero habría que esperar a la llegada de internet para descubrir el verdadero potencial de divulgación de estos ficheros digitales gracias a iniciativas como las redes Hispana y Europeana.
3. RETOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS HISTÓRICOS
Así, con unas empresas interesadas en acceder al mercado de digitalización de archivos históricos, fondos patrimoniales y archiveros atraídos por su potencial, no se tardó en proceder al escaneo de estas colecciones. Sin embargo, como casi todos los inicios, no fue una tarea sencilla y merece la pena ahondar en los distintos obstáculos que proveedores y archiveros debieron superar:
A. HETEROGENEIDAD DE FORMATOS: mientras que en los despachos y oficinas todo eran folios y papeles que podían introducirse sin problemas en un escáner de producción, en los archivos históricos la heterogeneidad de los fondos era la norma: planos de grandes dimensiones, gruesos volúmenes con encuadernaciones precarias, negativos, placas de cristal, rollos de pergaminos, prensa antigua, etc.
B. CATALOGACIÓN REGLADA: las empresas no suelen dedicar mucho tiempo a catalogar e identificar sus expedientes por lo que están abiertas a sistema de identificación digital flexibles que se les proponga, pero los archivos históricos y bibliotecas se rigen por cuadros de clasificación detallados que deben trasladarse al entorno digital.
C. VALOR HISTÓRICO: aunque indeseable, un pequeño desperfecto en un documento empresarial producido durante el proceso de digitalización no resulta tan lesivo como el infligido a un escrito del siglo XV. El valor histórico, cultural y artístico impone nuevas exigencias en los procesos de captura digital.
D. COMPETENCIAS DEL PERSONAL: el personal de escaneo habituado a un desempeño por objetivos de producción requería un reciclaje de sus hábitos y competencias para adaptarse a los requisitos de las colecciones históricas. Por otra parte, la transición de los propios archiveros al entorno digital también supuso un esfuerzo considerable. No resultaba sencillo facilitar dicha formación porque, ni siquiera en el ámbito universitario se abordaba en profundidad los detalles tecnológicos.
E. CALIDAD DE LA IMAGEN: en el ámbito de empresa, si una imagen digital permite leer el texto del documento suele darse por válida sin otorgarle demasiada importancia al espacio de color, recorte de bordes, enfoque, etc. Además, como almacenar millones de ficheros digitales conlleva un coste, suele favorecerse el uso de formatos de imagen comprimidos. En el archivo histórico, la fidelidad de la imagen digital debe permitir apreciar hasta el más mínimo detalle o incluso las fibras del papel, aunque conlleve de un mayor peso de los ficheros.
F. TECNOLOGÍA: los escáneres de alto rendimiento diseñados para alcanzar niveles de producción óptimos no son los más adecuados para digitalizar archivos históricos; sin embargo, a falta de acceso a otros dispositivos mejor adaptados, se emplearon de forma habitual al inicio.
G. DOTACIÓN ECONÓMICA: los empresarios apostaron por los servicios de digitalización porque recibían un rápido retorno de su inversión. Por el contrario, la mayoría de los archivos históricos dependen de financiación pública y rara vez se les dota de un presupuesto suficiente para diseñar una estrategia de digitalización sostenida a largo plazo.
Además, los cambios en el panorama político pueden conllevar fluctuaciones muy acusadas en las cuantías de dichos fondos en función de la sensibilidad de cada gobierno hacia la cultura y los archivos. Digitalizar implica un coste que, a su vez, genera nuevos costes derivados del almacenamiento, gestión y conservación digital.
H. DISPONIBILIDAD DEL FICHERO DIGITAL: es una evidencia que el papel, conservado con mimo, soporta bien el paso de los siglos mientras que, hoy en día, tendremos serias dificultades para intentar acceder a un documento de texto digital creado hace veinte años. Esta realidad preocupaba (y todavía preocupa) a los responsables de archivo y, aunque ya existen iniciativas y estrategias para resolver esta cuestión, en los años noventa del siglo XX, era más una cuestión de fe en la capacidad de la propia tecnología para superar este reto.
En definitiva, mientas que en las empresas se escanean papeles de forma masiva, la digitalización de archivos históricos presenta mayor complejidad.
4. EVOLUCIÓN Y NORMALIZACIÓN
En el año 1994 apenas había 20.000 ordenadores conectados a internet en España, pero en el año 2000 esta cifra ya superaba el millón. Fue entonces cuando empezaron a conocerse de forma más amplia las iniciativas llevadas a cabo en materia de digitalización de archivos por organismos como la Biblioteca del Congreso de los EE. UU., los Archivos Nacionales de Australia (NARA) que darían lugar a numerosos grupos de trabajo encaminados a normalizar y reglamentar los procesos de digitalización y metadatación de archivos y bibliotecas. De esta manera, se produjo una evolución sustancial ya que los archiveros pasaron de aceptar los criterios de los distintos proveedores tecnológicos a imponer la aplicación de estas nuevas normas y guías que condujo a una normalización y mejora de la calidad del producto final.
En la actualidad, se ha consolidado la idea de que cada tipología de documento requiere de máquinas y conocimientos específicos de forma que es la tecnología la que debe adaptarse a cada archivo (y no al revés).
La evolución de las cámaras fotográficas digitales en los últimos años ha posibilitado el diseño de nuevas estrategias de digitalización de gran calidad. Así, los mecanismos de arrastre con rodillos se han sustituido por soluciones de captura digital cenital sin contacto directo con el papel (de forma que se evita el riesgo de desgarros y arrugas) y las fuentes de luz fría han desplazado a las lámparas de los escáneres que tienden a calentarse y suponen un riesgo de reactivación de hongos en los documentos antiguos.
Multitec acumula una vasta experiencia en la digitalización de fondos históricos del Archivo Histórico Provincial de Zaragoza, el Instituto de Estudios Altoaragoneses, la Orden de Escolapios, la Orden del Carmen, Archivo Históricos de Huesca y archivos familiares personales. Ofrecemos soluciones a medida para la transformación digital de planos, misales, pergaminos, posters, prensa, fotografías y legajos partiendo de la exigencia de respeto absoluto al documento original y máxima calidad de imagen digital. Por eso, representamos la mejor opción para facilitar la preservación y divulgación de los archivos de valor histórico, artístico y cultural.
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Jorge Maestre
Director General de Multitec S.A.
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